Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement ?

Ocore-map est un logiciel édité par Ocore Technologies (https://ocore.fr). Chaque instance est installée et exploitée de façon autonome par la structure qui l'utilise, sur l'infrastructure que celle-ci a choisie.

Le responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD est l'exploitant de la présente instance, à savoir CAE Demo (instance de demonstration) (SIRET 000 000 000 00000), dont le représentant légal est Camille Directrice. C'est lui qui détermine les finalités et les moyens des traitements décrits dans le présent document, et c'est auprès de lui que s'exercent les droits prévus à la section 8.

L'éditeur du logiciel n'exploite pas cette instance, n'héberge pas les données qui y sont traitées et n'est donc pas responsable de traitement. Lorsque l'exploitant lui confie des opérations de maintenance, de correction ou d'assistance sur l'instance, il agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

• Adresse postale du responsable de traitement : 1 rue de la Demonstration, 00000 Villefictive
• Contact RGPD : contact@cae-demo.test
• Délégué à la protection des données : les traitements décrits dans le présent document ne relèvent, par eux-mêmes, d'aucun des cas de désignation obligatoire prévus à l'art. 37 RGPD (pas de traitement à grande échelle de données sensibles, pas de suivi systématique de personnes à grande échelle). L'exploitant reste tenu de désigner un délégué s'il y est par ailleurs obligé, notamment en tant qu'autorité ou organisme public. Si un délégué est désigné, ses coordonnées sont indiquées dans les mentions légales. À défaut, le contact RGPD ci-dessus tient lieu de point d'entrée pour toute demande.

2. Qui sont les personnes concernées ?

Cette politique concerne deux catégories de personnes.

• Les utilisateurs de Ocore-map : entrepreneurs et référents d'une coopérative d'activité et d'emploi (CAE) cliente, qui se connectent à l'application avec un compte personnel.
• Les entités identifiées dans la base de découverte : dirigeants d'entités professionnelles (entrepreneurs individuels, sociétés, professions libérales, associations) dont l'identité est rendue publique par des sources officielles, et qui peuvent apparaître dans les outils de découverte mis à disposition des utilisateurs de Ocore-map.

3. Quelles données sont collectées et pourquoi ?

3.1 Pour les utilisateurs de Ocore-map

3.2 Pour les entités de la base de découverte

3 bis. Ce qui est mutualisé, ce qui reste privé

La base de découverte de Ocore-map est un fonds commun. Les informations d'entités professionnelles, issues des sources publiques listées en section 4 puis complétées par les utilisateurs, sont mutualisées entre tous les utilisateurs de la présente instance. Ce choix est assumé : il évite que chaque utilisateur reconstitue dans son coin une copie des mêmes données publiques. Il a une conséquence qu'il faut énoncer clairement : ces informations ne sont pas cloisonnées par structure. Si plusieurs structures utilisent la même instance et la même base de données, elles partagent ce fonds commun. La séparation entre structures clientes repose sur l'installation d'une instance et d'une base distinctes, et non sur un cloisonnement interne au module de découverte.

Les données de travail de chaque utilisateur, elles, sont rattachées à son compte et à sa structure, et ne sont pas mutualisées. La distinction entre les deux est détaillée ci-dessous.

Ce qui est mutualisé entre tous les utilisateurs de l'instance

• La fiche d'identité de l'entité telle qu'elle provient des sources publiques : raison sociale, numéro SIRET, code et libellé d'activité, adresse, coordonnées géographiques, forme juridique, date de création, tranche d'effectif, annonces légales, et les dirigeants publiés par les registres (nom, prénom, fonction et, lorsqu'elle est publiée par la source, date de naissance).
• Les coordonnées professionnelles renseignées ou corrigées par les utilisateurs. Sept champs et sept seulement peuvent être contribués : téléphone professionnel, adresse électronique professionnelle, site web, enseigne, adresse postale, code postal, ville.
• Les notes de terrain publiées volontairement sur une fiche : leur texte est visible de tous les utilisateurs de l'instance. Elles sont destinées à des informations factuelles utiles à la prise de contact, et ne doivent contenir ni appréciation personnelle sur un individu, ni information sans rapport avec la relation professionnelle.

Chaque contribution est tracée à des fins d'arbitrage et d'audit : champ modifié, ancienne et nouvelle valeur, date, et identifiant du contributeur. L'identité du contributeur n'est pas montrée aux autres utilisateurs : l'origine d'une donnée apparaît seulement comme une saisie manuelle, et une note de terrain s'affiche sans son auteur. Cet identifiant est en revanche conservé en base et reste accessible aux administrateurs de l'instance, qui en ont besoin pour arbitrer les valeurs contradictoires. Les signalements d'erreur font exception : ils sont présentés aux administrateurs sous forme d'empreinte, sans identifiant en clair.

Ce qui n'est pas mutualisé

• Vos annotations personnelles sur une entité : notes privées, statut dans votre pipeline, score de chaleur, étiquettes, date de dernière action. Elles ne sont lisibles que par vous.
• Votre pipeline de prospection et vos listes de travail.
• Votre bloc-notes personnel, vos simulations, votre agenda, vos déplacements, votre étude de marché, votre gestion du temps et vos évaluations DUERP.
• Vos messages, accessibles aux seuls participants de la conversation.

Une note publiée sur une fiche n'est pas une note privée. L'application distingue les deux à la saisie : l'annotation personnelle reste attachée à votre compte, la note de terrain est visible de tous les utilisateurs de l'instance. Certaines de vos données de travail peuvent par ailleurs être consultées en lecture seule par un référent ou un administrateur de votre structure, dans le périmètre précisé en section 6.

Base légale et test de mise en balance

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime au sens de l'article 6.1.f du RGPD. Une analyse de mise en balance (Legitimate Interest Assessment, LIA) est formalisée par écrit, tenue par l'exploitant et consultable sur demande auprès du contact RGPD. Les éléments clés :

• Intérêt légitime caractérisé : mutualisation d'efforts entre les entrepreneurs utilisateurs du service, pour réduire la duplication du travail de recherche commerciale et éviter que chacun recopie les mêmes données publiques
• Nécessité du traitement : aucune alternative moins intrusive ne permet d'atteindre cette finalité de mutualisation
• Mise en balance favorable : données strictement professionnelles, absence de données sensibles, attentes raisonnables des dirigeants démarchés en B2B, mécanisme d'opposition publique et gratuite (cf section 8 des CGU)

Information loyale des dirigeants tiers (art. 14 RGPD)

Les dirigeants dont le nom apparaît dans la base partagée n'étant pas utilisateurs de Ocore-map, l'information individuelle prévue à l'art. 14.1 et 14.2 RGPD est rendue par les moyens suivants, le responsable de traitement invoquant expressément la dérogation prévue à l'art. 14.5.b RGPD (effort disproportionné, compte tenu du volume des entités issues des sources publiques) :

• Publication de la présente politique de confidentialité, accessible librement sans compte sur https://map-demo.ocore.fr/confidentialite, reprenant l'ensemble des mentions art. 14.1 et 14.2
• Mise à disposition d'une page d'opposition publique sans compte (https://map-demo.ocore.fr/prospection/opt-out)
• Obligation contractuelle imposée aux utilisateurs d'informer la personne concernée au plus tard au premier contact effectif (CGU section 9)
• Mise à disposition d'un canal de contact RGPD pour exercer tout droit (contact@cae-demo.test), réponse sous 30 jours extensible à 2 mois en cas de complexité (art. 12.3 RGPD)

Limites et qualité des informations partagées

Les coordonnées partagées proviennent de contributions humaines des utilisateurs et de sources publiques officielles. Ces informations évoluant en dehors du service, leur exactitude ne peut être garantie à tout instant. Deux mécanismes permettent d'y remédier. D'une part, un bouton « Signaler une erreur » présent sur chaque fiche permet à tout utilisateur de remonter une donnée qui paraît fausse. D'autre part, toute personne concernée peut demander la rectification ou l'effacement d'une donnée la concernant auprès du contact RGPD indiqué en section 1 (art. 16 et 17 RGPD). Chaque utilisateur reste responsable de vérifier la pertinence d'une information avant de l'utiliser dans le cadre de sa propre prospection.

4. Sources des données

Les données utilisateurs sont saisies directement par les utilisateurs ou par la coopérative cliente.

Les entités de la base de découverte proviennent exclusivement de sources publiques officielles, complétées par les contributions des utilisateurs habilités dans les sept champs énumérés en section 3 bis.

• Sirene (INSEE) : registre des entreprises
• OpenStreetMap : géolocalisation et points d'intérêt
• Annuaire-Éducation (Ministère de l'Éducation nationale)
• Ameli : annuaire santé
• FINESS : établissements sanitaires et médico-sociaux
• Service-Public.fr : annuaire administratif
• France Travail : offres et organismes
• DATAtourisme : opérateurs touristiques
• BODACC : annonces civiles et commerciales

Aucun scraping de sites privés. Aucune donnée achetée à des tiers. Aucun email ni téléphone collecté par scraping.

5. Combien de temps sont conservées les données ?

6. Qui a accès aux données ?

Vos données de travail sont accessibles aux utilisateurs autorisés de votre structure, selon le cloisonnement décrit en section 7.2. Les informations de la base de découverte, elles, sont mutualisées entre tous les utilisateurs de l'instance, comme exposé en section 3 bis. Les administrateurs techniques désignés par l'exploitant disposent d'un accès d'exploitation limité aux besoins de support et de sécurité, et le journal d'audit n'est consultable que par les comptes disposant du niveau d'administration le plus élevé de l'instance.

Consultation par un référent. Un référent ou un administrateur de votre structure peut consulter certaines de vos données de travail, en lecture seule, pour vous accompagner. Ce mode de consultation obéit à quatre règles appliquées par l'application : il exige un niveau d'habilitation strictement supérieur à celui du compte consulté, il est limité aux comptes actifs de la même structure, il interdit toute écriture, et il ne donne accès qu'à un périmètre déterminé, à savoir les déplacements, les simulations, la gestion du temps, l'agenda, l'étude de marché, le pipeline de prospection et les annotations de prospection. Le bloc-notes personnel, les évaluations DUERP et la messagerie en sont exclus et ne sont consultables par cette voie dans aucun cas.

Lorsque l'exploitant confie la maintenance de l'instance à un prestataire, notamment à l'éditeur du logiciel Ocore Technologies, ce prestataire intervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un contrat qui limite son accès aux seules opérations de maintenance, de correction et de sécurité.

Aucune revente. Aucun usage publicitaire. L'application est hébergée par Contabo GmbH, Aschauer Strasse 32a, 81549 Munich, Allemagne. L'application n'embarque aucun outil de mesure d'audience tiers : ni Google Analytics, ni cookie publicitaire.

Sous-traitants techniques

Les sous-traitants ci-dessous interviennent dans le fonctionnement de l'instance. Il appartient à l'exploitant, en tant que responsable de traitement, de conclure avec chacun d'eux un contrat conforme à l'article 28 du RGPD et de tenir la liste à jour dans son registre.

Le seul transfert hors Union européenne que l'application déclenche à partir de vos données métier est celui de la synchronisation Google Calendar, et il suppose votre consentement explicite. Si vous ne l'activez pas, l'application ne transmet vos données qu'aux prestataires retenus par l'exploitant et listés dans le tableau ci-dessus : l'hébergeur, le relais d'envoi d'emails le cas échéant, et le service de supervision des erreurs si l'exploitant l'a activé. La localisation de ces prestataires relève du choix de l'exploitant, à qui il incombe de la porter à votre connaissance et d'encadrer tout transfert hors Union européenne.

Deux fonctions de l'application vous permettent par ailleurs de transmettre vous-même votre agenda à un service tiers de votre choix : l'abonnement de votre calendrier personnel au flux iCal, et le bouton d'ajout à un agenda en ligne. Dans ces deux cas, le destinataire est celui que vous désignez, et le traitement qu'il opère relève de ses propres conditions. Un abonnement au flux iCal n'est pas un envoi ponctuel : le service auquel vous confiez l'adresse en télécharge périodiquement le contenu, soit l'intégralité de vos rendez-vous sur une fenêtre glissante, descriptions et lieux compris. Si ce service est établi hors Union européenne, cette transmission constitue un transfert que vous déclenchez.

Enfin, lorsqu'un lien est collé dans un message, le serveur interroge l'adresse en question pour en afficher un aperçu. Cette requête ne transmet aucune donnée vous concernant, hormis l'adresse elle-même, et son destinataire est le site désigné par ce lien, où qu'il soit établi.

7. Mesures de sécurité

Les mesures décrites ci-dessous relèvent de deux responsabilités distinctes, que le présent document sépare volontairement afin de ne rien annoncer qui ne soit effectivement mis en œuvre (art. 32 RGPD).

7.1 Mesures mises en œuvre par le logiciel

Ces mesures sont intégrées à l'application et s'appliquent donc à toute instance.

• Mots de passe non conservés : seule une empreinte bcrypt, calculée avec un sel aléatoire propre à chaque mot de passe, est enregistrée.
• Double authentification par code temporaire à usage unique, proposée en option à chaque utilisateur qui l'active lui-même. Le secret associé est conservé chiffré et les codes de secours sont hachés avant d'être eux-mêmes chiffrés.
• Chiffrement du jeton de rafraîchissement Google Calendar, au moyen d'une clé détenue par l'exploitant et jamais stockée en base.
• Limitation du nombre de tentatives de connexion et d'appels aux routes publiques ou sensibles, par adresse IP, et limitation de la taille des fichiers déposés (10 Mo par requête par défaut). Cette limitation porte sur l'adresse IP appelante : le logiciel ne verrouille pas les comptes après une série d'échecs.
• Gestion de session : régénération de la session à la connexion, cookie inaccessible aux scripts de la page et non transmis lors des requêtes intersites autres qu'une navigation principale, invalidation de la session en cas de changement d'adresse IP ou de navigateur, et fin de session à la fermeture du navigateur comme à la déconnexion. Aucune expiration par inactivité n'est configurée.
• Gestion des identifiants : les mots de passe sont créés et réinitialisés par un administrateur de l'instance, puis communiqués une seule fois. Le logiciel n'impose ni règle de complexité, ni renouvellement périodique, et ne propose pas de changement de mot de passe en libre-service.
• Protection contre la falsification de requête intersite (CSRF) sur les écritures. Deux routes en sont exemptées de façon documentée : la page publique d'opposition, qui est anonyme par construction et protégée par une limitation du nombre d'appels par adresse IP, et une notification de fermeture d'onglet du module Chat, qui exige une session déjà authentifiée.
• Pseudonymisation des adresses IP avant journalisation : seule une empreinte salée et tronquée est conservée, jamais l'adresse elle-même. Il s'agit d'une pseudonymisation et non d'une anonymisation, et sa robustesse suppose que l'exploitant ait configuré son propre sel.
• Occultation, dans le journal d'audit, des valeurs portées par des noms de champs identifiés comme sensibles, dans les limites énoncées en section 3.
• Journal d'audit des écritures et des erreurs, avec une rétention cible de 90 jours (cf section 5).

Le chiffrement appliqué par le logiciel se limite aux secrets d'authentification cités ci-dessus. Le reste du contenu que vous saisissez, notamment vos notes, vos messages, vos évaluations, vos simulations et votre agenda, est conservé en clair dans la base de données et dans les fichiers de l'instance : il est donc lisible par toute personne disposant d'un accès à cette base ou à ce serveur.

7.2 Cloisonnement des données

Le cloisonnement est assuré par le code de l'application, et non par un mécanisme interne au serveur de base de données. Il ne recouvre pas l'ensemble des données, et cette différence est volontaire.

• Les données de travail sont rattachées à un compte et à une structure : compte utilisateur, agenda, simulations, évaluations DUERP, messagerie, connexion Google et journal d'audit portent l'identifiant de la structure, et les accès sont filtrés sur cette clé. Les annotations personnelles de prospection et le bloc-notes sont, eux, filtrés sur le seul identifiant du compte.
• La base de découverte, les notes de terrain, les annuaires publics importés et le registre d'opposition ne sont pas cloisonnés : ils constituent un fonds commun à toute l'instance (cf section 3 bis).
• Une partie des données de travail est conservée dans des fichiers propres à chaque utilisateur, en dehors de la base de données, sur le serveur de l'instance. Ces fichiers sont identifiés par le seul numéro de compte de leur titulaire et l'application en réserve la lecture à ce compte, ainsi qu'aux consultations en lecture seule décrites en section 6.
• La séparation entre structures clientes distinctes repose sur l'installation d'une instance et d'une base de données dédiées à chacune. C'est cette séparation, et non un identifiant en base, qui garantit qu'aucune donnée n'est visible d'une structure à l'autre.

7.3 Mesures relevant de l'exploitant et de son hébergeur

Les mesures suivantes dépendent de l'infrastructure sur laquelle l'instance est installée. Le logiciel ne les fournit pas et ne peut donc pas les garantir. Elles sont définies, mises en œuvre et documentées par l'exploitant, en tant que responsable de traitement, dans le cadre de son analyse des risques.

• Chiffrement des échanges : l'application est destinée à être publiée en HTTPS. La terminaison du chiffrement, la version minimale du protocole acceptée et la configuration des suites cryptographiques sont assurées par le serveur frontal retenu par l'exploitant.
• Politique de sauvegarde : fréquence, chiffrement éventuel, lieu de stockage, durée de rétention et procédure de restauration sont définis par l'exploitant avec son hébergeur. Le logiciel ne réalise aucune sauvegarde automatique et l'outil d'export fourni avec le code produit une copie compressée et non chiffrée de la seule base de données, sans rotation ni externalisation, et sans couvrir les fichiers conservés hors base mentionnés en 7.2.
• Chiffrement au repos : en dehors des données explicitement citées en 7.1 comme stockées chiffrées, le contenu de la base de données n'est pas chiffré par l'application. Un éventuel chiffrement du support de stockage relève de l'hébergement.
• Sécurisation du système hôte : cloisonnement réseau, filtrage des accès, mises à jour du système, gestion des accès administrateur et journalisation serveur.
• Gestion des secrets de l'instance : les clés de configuration (clé de chiffrement, identifiants de base de données, identifiants du relais d'emails) sont détenues et protégées par l'exploitant.

8. Quels sont vos droits ?

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants.

• Accès : obtenir confirmation que des données vous concernent et en recevoir une copie.
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales).
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré.
• Limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement.
• Retrait du consentement : lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, le retirer à tout moment, sans que ce retrait remette en cause la licéité du traitement effectué avant (art. 7.3 RGPD). C'est le cas de la synchronisation Google Calendar, que le bouton « Déconnecter » de la page Agenda › Sync désactive en supprimant le jeton conservé sur l'instance et en le révoquant auprès de Google.

Ces droits s'exercent auprès du responsable de traitement, CAE Demo (instance de demonstration) : contact@cae-demo.test. Le délai de réponse est de 30 jours à compter de la réception de la demande, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse, l'intéressé étant alors informé de la prorogation et de ses motifs (art. 12.3 RGPD).

9. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : cnil.fr/fr/plaintes.

10. Cookies

Ocore-map n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de l'application (session de connexion, jeton CSRF). Aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers. Aucun bandeau cookies n'est requis au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

11. Évolution de cette politique

Le présent document porte un numéro de version, indiqué en tête de page. Toute modification substantielle (nouvelle finalité, nouveau sous-traitant, transfert hors Union européenne) donne lieu à une nouvelle version, que l'application soumet à l'acceptation de chaque utilisateur concerné lors de sa connexion suivante : la consultation des pages de l'application est alors redirigée vers cet écran d'acceptation, les présentes politique et conditions restant quant à elles librement consultables. La date et la version acceptées sont conservées à titre de preuve (cf section 5).

L'information des personnes qui ne sont pas utilisatrices de l'application, et notamment des dirigeants figurant dans la base de découverte, est assurée par la publication de la présente politique selon les modalités décrites en section 3 bis.

Documents internes complémentaires tenus par l'exploitant et communicables sur demande à contact@cae-demo.test : registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) et, le cas échéant, analyse d'impact (AIPD) relative au service Ocore-map.